初めて社員旅行の幹事をする人必見!段取り上手がしてることは?

旅行・お出かけ

家族や友人と行く旅行とは違い、何かと気の使うことの多いのが社員旅行ですよね。

行く場所、参加する人数に始まり、日時や予約状況の把握と準備することが多くて大変です。

困った時には、まず過去どこに行ったのか、去年はどうだったのかを調べるのが良いでしょう。

特に去年のことなら情報が新しいので、気を付ける点も参考にできそうです。

把握しておくと良いポイントとしては

・どこへ行ったことがあるのか

・全体の流れはどうだったのか

・利用した旅行会社はどこなのか

・どれくらいの費用がかかったか

・何か特別な事情がある人はいるのか

といったようなことが浮かんできます。

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社員旅行の幹事がまず作っておきたいチェックリストの内容は?

準備と気を付けるとよいことを並べるとこのようになっていくようです。

 

○どこへ行くのか、いつ行くのか

社内アンケートをとって、誰が参加するのかいつ頃にするのが

良さそうなのかを見ておくのが良いです。

当日になって参加できなくなってしまったということもあり得るので

会費を集めるタイミングも決めておいた方が良いでしょう。

 

ゴールデンウィークのような大型連休や行楽シーズンには

混雑が予想されるので避ける、もしくは綿密に計画を立てる必要がありそうです。

 

○過去数年、どこに行ったのか

近年に行った所と同じだと、新入社員の人は楽しめるかもしれませんが

社長などのずっとその会社で過ごしてきた人にとってはつまらないものになってしまいます。

 

そこでなるべく同じような場所にならないように、過去の社員旅行では

どこに行ったことがあるのかを、事前にリサーチしておくのがおすすめです。

 

数年おきに同じ場所へ行っていることがわかれば、周期によっては

そこを提案できるので、旅行先選びでは少し楽ができるかもしれません。

 

○どこの旅行会社を使うのか

旅行会社の人というのは、初めての幹事ということで勝手が全然わからない

あなたの強い味方となってくれる人たちです。

 

特にいつも同じ旅行会社を使っていて、会社同士が馴染み深い関係と

なっていたのなら、いつも巡っているコースがあったり少し変わったプランを

提供して貰えたりといったこともあるかもしれません。

 

費用のことも考えると、旅行会社と相談して予算の見積もりを

立ててもらうことも重要になってきます。

 

○人同士の相性など、参加する社員に気を付ける要素があるのか

酒癖の悪い人や、同じグループに配置しない方が良さそうな人など

会社にはたくさんの社員がいるわけですから、人間関係には特に慎重にならざるを得ません。

 

旅行は楽しいものであって欲しいですから、嫌いな食べ物に配慮したり

移動中のバスでの座席を考えるなど、できるだけ参加する人から情報を集めて

おきたいところです。

 

もちろんある程度の妥協は必要ですから、皆の意見を完全に汲み取らなければと

変に気負う必要はありません。

 

○宿泊先での宴会準備、企画の内容を考える

昼間の観光やイベントを終えてもまだ元気で

夜の宴会こそ本番だという人さえいます。

 

そんな人の為にも、宿泊先の人と宴会時についての打ち合わせはしておくべきでしょう。

 

宿泊先には自分たちの会社だけでなく他にも人がいますから

お酒が入っていることを言い訳に好き勝手してはいけません。

 

せっかくの旅行ですから大いに盛り上がって結構ですが

あまり大きすぎる声なんかは、癒されに来ている人にとってみれば

イライラする原因になってしまいます。

 

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社員旅行当日に使える幹事の挨拶シーン別!

幹事は何かと挨拶する機会が多いと思うので

少し場面毎の例を上げていこうと思います。

 

○出発する時

送迎バスの中で行うことが多いです。

この時はこれから旅行に行くという楽しい気持ちを大事にして手短に済ませましょう

 

「おはようございます!

本日幹事を務めさせていただく(自分の名前)と申します。

社員旅行も○回目を迎え、今年も開催できたとこを嬉しく思います。

今回は○○への観光やイベントを予定しており、宿泊先は○○となっております。

どうか数日仕事のことは忘れ、存分に楽しんでください」

 

○解散する時

皆楽しんで疲れていると思われるので、やはり手短な挨拶が好まれます。

 

「皆さん、今回の社員旅行はいかがだったでしょうか。

あっという間の楽しいひとときだったなら幸いです。

無事に旅行を終えることができ、私も大変嬉しく思います。

本日はこれにて解散となりますが、家に到着するまでが旅行です。

道中事故のないよう、気をつけてお帰りください」

 

旅行で楽しかったことや振り返りは、後日改めて話すと良いでしょう。

 

まとめ

社員旅行は大規模なイベントですから、そのプレッシャーは相当なものに

なってくると思います。しかし成功させることができたなら

あなたにとって大きな自信に繋がるでしょう。

プラン作りを1人で抱え込む必要はなく、周りにいる先輩や同僚

旅行会社の人など、協力してくれる人はたくさんいるのでどんどん頼っていきましょう。

社員同士のコミュニケーションを深める目的もあるので

楽しむということを頭に置いて、明るい雰囲気で挑んでいきましょう。

 

 

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