町内会での役員や班長、考えるだけで気が重いですよね。
班長は役員よりも役割が軽く、回覧板や配布物の管理、
町内会と班の人との連絡係といった仕事がほとんどだと思いますが、
それでも責任のある役割なのでしっかりやり遂げないといけませんね。
そして、あれやこれやでやっと自分のお役目も終わり、交代が
近づいて来た時、最後の大仕事の引き継ぎ作業が待っています。
まだまだ気を抜くことはできません。
そこで、これから引き継ぎするにあたっての
忘れてはいけないポイント、お知らせ文を作成する時の注意点、そして、
実際に起こったトラブルなどをご紹介しますので、
参考にしてみてはいかがでしょうか。
これで安心！引き継ぎをする際に守っておくべきポイント
引き継ぎをする前の準備、実はもう
班長の任期が始まったときからしたほうが良いのです。
それは、記録です。
ノートを一冊用意して、〇月×日 ○○○○をした。
など、班長としてやった事を書き留めていくと、
ノートを見ながら引き継ぎしやすいですし、
そのノートを代々受け継いで行けば次の人は
それを参考にしてスムーズにやっていけるのではないでしょうか。
町内会の会計役員ほどではないと思いますが、
もしお金を扱う班長の仕事があれば、
いざという時、記録ノートは強い味方になってくれることでしょう。
それから、もし繰越金などのお金も引き継ぎしないといけない時は、
金額をきちんと確認してから次の人に渡すようにしてください。
その際、第三者に立ち会ってもらったら、
より確実に引き継ぎすることができ安心ですね。
さらに必要なら引き継ぎ書を作り署名捺印というやり方も
ありますが、役員ではなく班長なのでそこまでの必要はないと思います。
日ごろトラブルが多い町内会やよっぽど心配な時はそうして、
あとは臨機応変に、ということですね。
すぐに使える！引き継ぎのときのお知らせ文のテンプレート集
引き継ぎノートのほかに、パソコンを使ってお知らせなどを作成する人は
おそらくUSBメモリも引き継がれるのではないかとおもいます。
あいさつ文や、班の人の名簿、回覧板に貼る注意事項など、
何かと作らないといけないものですね。
しかし、一から自分で作るとなるとどうしたらいいかわからない
という人のためにあいさつ文の例文をご紹介します。
平成＊＊年＊月＊日
＊＊町内会 ＊班のみなさま
班長交代のご挨拶
拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、平静＊年度の班長となりました＊＊＊＊と申します。慣れないこと
も多くご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、みなさまのご理解と
ご協力を賜り一年間努めたいと思います。何卒よろしくお願い申し上げます。
早速ではございますが、下記の日程で今年度の町内会費の集金をさせて
いただきます。お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力のお願い申し上げます。
集金日時：＊月＊日～＊月＊日
金額：＊＊＊＊円
なお、不在の予定のある方はご連絡お願い致します。(連絡先＊＊＊＊＊＊)
敬具
ただ、町内会には若い世帯からお年寄りの世帯、
そしてそれぞれの家庭の事情など様々です。
だからこそどんな人にも分かりやすいような文書を作成するのが、
トラブルを避けられることにつながるのではないでしょうか。
漢字や、難しい言い回しが多い場合、自分なりに
少し優しい表現にするといいかもしれませんね。
引き継ぎが悪いとどうなる？実際に起こったトラブル事例
前の班長の引き継ぎが十分でないからといって、
自分の番にきても同じようにしていれば、トラブルが続き
そしてその次の人が班長になっても同じ。
ということになれば、悪循環です。
それを断ち切るためにも実際に起こったトラブルを参考にして、
班長の役割、引き継ぎに活かしてみてはいかがでしょうか。
回覧板の紛失。
誰かが止めていることがほとんど。
やはり一番起こりやすいトラブルです。
これは、回覧板に名簿が貼ってなかったなど原因は様々です。
家庭ごみのカレンダーなど必ず全世帯に配布すべきお知らせが
回覧板に挟んであったために途中で止まったりして全員に届かなかった。
これは、面倒でも一件一件ポストに入れて回ることで防げます。
班長をやるなら町内会から抜けます。という人がいる。
一度よく話し合えるなら、話してみてはいかがでしょうか。
班長なんてとてもできない、やり方もわからないし、仕事が忙しい。
班の人の顔も知らないし不安。というのが主な原因だったりします。
そういう人にこそ、引き継ぎをきちんとしてあげれば、
これならできそう、とか、これなら仕事をしてても時間作れそう、
など前向きに考えてくれるかもしれません。
集金の際、怪しまれた。
町内会の付き合いが希薄なところでは起きやすいことです。
あいさつ文を、回覧板で前もって回してもらうか、
一件一件ポストに入れて、集金の旨、
日時を知らせておけばある程度防げますね。
まとめ
いかがでしたか。引き継ぎがうまくいかないことで起こるトラブルは
少しの配慮で防げるものがほとんどですね。
前年までちゃんとしてなかったからうちも…、など悪い習慣は
自分の番で断ち切ってはどうでしょう。
なんでうちが…というふうに思うかもしれませんが、
これからずっとその地で暮らしていき、
少しでも良くなることを願っているからこそ
最後まで読んでいただいたのではないのでしょうか。
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